نبذة تاريخية
قسم شؤون الطلبة هو أحد الاقسام الاساسية في الهيكل التنظيمي للجامعة، حيث ان المهام المناطة به تعتبر المحور الرئيسي لنشاط الجامعة الا وهوشؤون الطلبة والخريجين. وان الجذور التاريخية لتاسيس هذا القسم تمتد الى تاريخ تأسيس الجامعة في العام 2016. ولقد شهد هذا القسم تطورات ومحطات في مجال تنظيمه ونشاطاته على مدى تاريخه، قسم التسجيل يضم عدد من الشعب (شعبة الارشفة، شؤون الطلبة، الوثائق والتأيدات) يرتبط قسم التسجيل وشؤون الطلبة والتصديقات مساعد رئيس الجامعة للشؤون العلمية.
رؤيا قسم التسجيل وشؤون الطلبة
تعمل إدارة التسجيل وشؤون الطلبة على أن تكون حلقة الوصل بين الطالب وعمادات الكليات من أجل مساعدة الطلبة على مواصلة تعليمهم وإيجاد حلول لمشاكلهم في كافة المجالات، وتقديم الخدمات والتسهيلات المتعلقة بتسجيل الطلبة في الكليات منذ القبول ومتابعة السيرة الدراسية لهم لحين تخرجهم من الجامعة.
مهمة قسم التسجيل وشؤون الطلبة
مهمة إدارة التسجيل وشؤون الطلبة هو تحقيق اهداف الكليات ومتطلبات إدارة العملية التعليمية مع تنفيذ الضوابط الصادرة من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي بالإضافة الى التوجيه والاشراف الفني والإداري في كافة الأمور المتعلقة بالطلبة.
مهام وواجبات قسم التسجيل وشؤون الطلبة
– توحيد خطط القبول الواردة من الكليات وتقديم الدراسة بشأنها ورفعها الى مجلس الجامعة.
– تدقيق القبول والنقل والاستضافة، سيرة الطالب الدراسية.ش
– اصدار الاوامر الخاصة بقبول الطلبة والنقل والاستضافة, طي القيد, الرسوب بأنواعها, نجاح, عبور, التخرج, ترقين قيد بناء على طلب الطالب, الغاء قبول.
– متابعة تطبيق التعليمات الامتحانية والضوابط والقرارات والتوجيهات الصادرة من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والجامعة بخصوص شؤون الطلبة / الدراسات الاولية.
– اصدار تأييدات الاستمرارية على مدار الأسبوع للطلبة قد يصل عدد التأييدات من 70-100 تأييد خلال الأسبوع.
– تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة عن وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الطلبة والخريجين الدراسات الاولية.
– الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة الى القسم من (الوزارة, الملحقيات, رئاسة الجامعة, الكليات, الاقسام, الوزارات والمؤسسات الحكومية وغير الحكومية, … الخ).
– تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة المقبولين وتدقيق وثائق الدراسة الأولية لخريجي جامعتنا بناء على مخاطبات الجهات المستفيدة.
– اعلام دائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة بحالات التزوير في الوثائق الدراسية والجامعية التي تم اكتشافها.
– اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالتخرج للدراستين الصباحية والمسائية.
– عقد اجتماعات وورش عمل للسادة معاوني العمداء واللجان الامتحانية بهدف تحسين الأداء خلال الامتحانات النهائية.
– اقتراح النشاطات والبرامج التدريبية الخاصة بتطوير موظفي التسجيل واللجان الامتحانية في الكليات فضلاً عن تنفيذها في حالة توفير امكانية ذلك تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة.
– المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة.
– ارسال قوائم اسماء خريجي كليات الجامعة الى الموقع الالكتروني لجامعة البيان لغرض نشرها في ضوء بيانات الكليات، وتزويد وزارة الصحة بأوامر تخرج المجموعة الطبية.
– استخدام البرامج الالكترونية في العمل بما في ذلك تحقيق الارشفة الالكترونية للبريد واستخدام البريد الالكتروني للمخاطبات مع المؤسسات داخل وخارج العراق.
– استقبال الطلبة او ذويهم والاستماع لمشكلاتهم الدراسية والعمل على معالجتها وفق التعليمات والضوابط والتوجيهات.