أسست أمانة مجلس الجامعة مع تأسيس جامعة البيان ، وهي مرتبطة بمكتب السيد رئيس الجامعة مباشرة ، يرأسها شخص بعنوان  (أمين  مجلس الجامعة) ويقوم بمهام عديدة منها  التنسيق مع رئيس الجامعة لتحديد موعد اجتماع مجلس الجامعة وتبليغ الاعضاء بالحضور ، والتوصية بالموافقة على ادراج المواضيع ضمن جدول اعمال مجلس الجامعة ، ومتابعة تنفيذ مقررات مجلس الجامعة بعد المصادقة عليها ، وارسال محاضر الجلسات الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ، واخيرا يحق لمساعد رئيس الجامعة وعمداء الكليات ( كل حسب اختصاصه ) اقتراح موضوع ضمن جدول اعمال مجلس الجامعة وارسال اولياته الى امين مجلس الجامعة .